Payroll en EOR in Nederland in 2026: wat werkgevers moeten controleren

Payroll en EOR in Nederland in 2026: wat werkgevers moeten controleren

In 2026 draait payroll in Nederland niet alleen om de juiste salarisstrook. Werkgevers moeten ook kunnen aantonen dat loon, belastingen, IND-voorwaarden, EOR-afspraken, arbeidsrelaties en betaalbewijzen in de praktijk met elkaar overeenkomen.

Payroll is in 2026 meer dan een jaarlijkse tabelupdate

Voor werkgevers is 2026 begonnen met nieuwe bedragen, percentages en drempels. De Belastingdienst publiceerde voor 2026 onder meer de schijven voor loonbelasting en premies volksverzekeringen. Voor werknemers onder de AOW-leeftijd geldt tot en met €38.883 een percentage van 35,75%, daarna tot en met €78.426 een percentage van 37,56% en boven die grens 49,50%.

Ook werkgeverspremies vragen om een nieuwe controle. De Belastingdienst noemt voor 2026 onder andere een lage AWf-premie van 2,74%, een hoge AWf-premie van 7,74%, een lage gedifferentieerde Aof-premie van 6,27%, een hoge gedifferentieerde Aof-premie van 7,63% en een Wko-opslag van 0,50%.

Toch zit het risico meestal niet in het gebrek aan kennis over de percentages. Het risico ontstaat wanneer contracten, gewerkte uren, fiscale instellingen, verzekeringsstatus, verlof, bonussen en maandelijkse salarisverwerking niet dezelfde werkelijkheid laten zien. Zeker bij een EOR-constructie is dat belangrijk, omdat de opdrachtgever het werk vaak dagelijks aanstuurt, terwijl de juridische werkgever de formele payroll regelt.

Het minimumloon raakt ook werkgevers boven het minimum

Het wettelijke minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder bedraagt vanaf 1 januari 2026 €14,71 bruto per uur en stijgt vanaf 1 juli 2026 naar €14,99 bruto per uur. Sinds 2024 kent Nederland geen vast wettelijk minimumloon per maand, week of dag meer, maar een minimumloon per uur.

Voor werkgevers betekent dit dat u niet alleen naar het maandbedrag mag kijken. Het aantal overeengekomen uren, het aantal werkdagen per maand, doorbetaalde ziekteuren, verlofuren en leeftijdscategorieën kunnen invloed hebben op de toetsing. Business.gov.nl wijst er bovendien op dat in uw sector een hoger minimumloon kan gelden op basis van een cao.

In de praktijk is dit vooral relevant voor parttime werknemers, jonge werknemers, werknemers met wisselende uren en werknemers die via een payroll- of EOR-constructie werken. Als de feitelijke uren veranderen, maar de informatie niet tijdig in de salarisadministratie komt, kan een ogenschijnlijk correcte loonstrook niet aansluiten op de werkelijke situatie.

IND-salarisnormen maken payroll en immigratie onafscheidelijk

Voor werkgevers die internationale werknemers aannemen, zijn de IND-salarisnormen in 2026 een van de belangrijkste aandachtspunten. De IND hanteert voor 2026 een bruto maandbedrag exclusief vakantiegeld van €5.942 voor kennismigranten van 30 jaar en ouder, €4.357 voor kennismigranten jonger dan 30 jaar, €3.122 voor het verlaagd salariscriterium, €5.942 voor de Europese blauwe kaart en €4.754 voor het verlaagde criterium voor de Europese blauwe kaart.

Deze bedragen zijn niet alleen relevant bij de eerste aanvraag. De IND vermeldt dat de bedragen jaarlijks op 1 januari veranderen en dat bij een wijziging van werkgever het bedrag geldt dat van toepassing is op de datum waarop de arbeidsovereenkomst met de nieuwe sponsor ingaat.

Daardoor moet payroll al vóór het tekenen van een aanbod worden betrokken. Leeftijd, verblijfsdoel, ingangsdatum van het contract, arbeidsduur, looncomponenten en vakantiegeld moeten juist worden beoordeeld. Een salaris dat intern als marktconform wordt gezien, voldoet niet automatisch aan de juiste IND-norm.

Bewijs van betaling wordt belangrijker in sponsordossiers

Voor erkende referenten en andere sponsors draait compliance niet alleen om het indienen van een aanvraag. De IND geeft aan dat informatie over de vreemdeling moet worden bewaard tot 5 jaar nadat het sponsorschap is geëindigd en dat deze informatie op verzoek moet kunnen worden getoond.

Voor kennismigranten en houders van een Europese blauwe kaart noemt de IND onder meer loonstroken, de arbeidsovereenkomst of het aanstellingsbesluit en documenten waaruit blijkt dat de werknemer het salaris elke maand heeft ontvangen. Als voorbeeld noemt de IND een afschrift van de zakelijke bankrekening of een overzicht van een batchbetaling, waarbij zichtbaar moet zijn dat het salaris is gestort op een betaalrekening op naam van de werknemer.

Dit is een concreet aandachtspunt bij EOR. Het is niet voldoende dat de payroll technisch is verwerkt. U moet ook kunnen aantonen wie de juridische werkgever is, welke afspraken zijn vastgelegd, wanneer het salaris is betaald, op welke rekening het is ontvangen en hoe wijzigingen zijn gemeld.

EOR vraagt in 2026 om scherpere leverancierscontrole

Een EOR kan aantrekkelijk zijn wanneer een internationaal bedrijf personeel in Nederland wil aannemen zonder meteen een eigen Nederlandse entiteit op te richten. Maar in 2026 is snelheid alleen geen goede beoordelingsmaatstaf. De vraag is ook of de constructie, registratie en administratie controleerbaar zijn.

Business.gov.nl legt uit dat intermediairs die personeel in Nederland ter beschikking stellen, in het Handelsregister van KVK geregistreerd moeten staan en dat uit de registratie moet blijken dat zij arbeidskrachten ter beschikking stellen. Dit wordt de Waadi-registratieplicht genoemd.

De Nederlandse Arbeidsinspectie adviseert in haar checklist voor uitzendbureaus dat inleners controleren of een bureau correct bij de Kamer van Koophandel staat geregistreerd en bewijs van deze controle bewaren. Ook wijst de Arbeidsinspectie op het belang van SNA-certificering om bepaalde aansprakelijkheidsrisico’s rond loonheffingen en btw te beperken, mits aan de voorwaarden wordt voldaan.

Dat betekent niet dat elke EOR-relatie juridisch identiek is aan een uitzendrelatie. Het betekent wel dat u zorgvuldig moet vastleggen wie de juridische werkgever is, wie loonheffingen afdraagt, wie IND-verplichtingen draagt en welke gegevens beschikbaar zijn bij controle. Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt geen juridisch, fiscaal, payroll- of immigratieadvies voor een specifieke situatie.

De 30%-regeling en schijnzelfstandigheid vragen om aparte controles

De 30%-regeling, door de overheid ook expatregeling genoemd, blijft belangrijk voor werkgevers die internationale werknemers aannemen. Business.gov.nl legt uit dat werkgevers onder voorwaarden extraterritoriale kosten kunnen vergoeden via een belastingvrij percentage of via vergoeding van werkelijke kosten.

Voor 2026 publiceert de Belastingdienst met betrekking tot de 30%-regeling. Dit is een loonheffingendrempel van €48.013 voor kennismigranten en €36.497 voor kennismigranten onder de 30 jaar. Ook geldt voor de aftopping van de 30%-regeling de WNT-norm van €262.000.

Daarnaast moeten opdrachtgevers die met zzp’ers of zelfstandige consultants werken opnieuw kijken naar de feitelijke arbeidsrelatie. Business.gov.nl geeft aan dat opdrachtgever en opdrachtnemer samen moeten vaststellen dat hun overeenkomst geen dienstbetrekking is en dat schijnzelfstandigheid fiscale gevolgen kan hebben.

Uw checklist voor payroll en EOR in 2026

Een goede controle begint niet bij één afdeling. Payroll, HR, finance, legal, immigratie en de EOR-leverancier moeten met dezelfde informatie werken.

• Controleer of alle loonbelastingtabellen, premies van de werknemersverzekeringen, Zvw-percentages en drempelbedragen voor 2026 in de payrollsoftware zijn verwerkt.

• Herbereken minimumloonrisico’s per 1 januari en 1 juli 2026, vooral bij part timecontracten, jeugdloon, wisselende uren en cao-afspraken.

• Leg bij kennismigranten en houders van een Europese blauwe kaart vast welke IND-norm geldt op basis van leeftijd, verblijfsdoel en contractdatum.

• Bewaar naast loonstroken ook bewijs dat het salaris maandelijks op een rekening op naam van de werknemer is betaald.

• Controleer bij EOR of duidelijk is wie de juridische werkgever, de inhoudingsplichtige en de eventuele sponsor zijn.

• Documenteer waadi- en leverancierscontroles wanneer personeel via een intermediair wordt ingezet.

• Beoordeel zzp- en consultantrelaties opnieuw wanneer de feitelijke aansturing lijkt op werken in loondienst.  

• Controleer 30%-beschikkingen, inkomensnormen, einddata en de mogelijke impact van wijzigingen vanaf 2027.

Wie in 2026 de benodigde informatie kan aantonen, staat sterker

De kern van payroll en EOR in 2026 is aantoonbaarheid. Niet alleen het juiste salaris betalen telt, maar ook kunnen laten zien waarom dat salaris juist is, wie verantwoordelijk is, welke norm is toegepast en welke betaling daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Unusual Payroll kan voor werkgevers met internationale teams relevant zijn wanneer payroll, EOR, immigratie en compliance niet als losse taken maar als één operationeel geheel moeten worden beheerd.