Werkgeverswisseling met de 30%-regeling: termijnen en overdracht voor HR

De 30%-regeling kan bij een werkgeverswissel voor de resterende looptijd doorgaan als aan de voorwaarden wordt voldaan. Meestal vragen werknemer en nieuwe werkgever dit samen aan. De oorspronkelijke einddatum begint niet opnieuw. HR moet de totstandkoming van de nieuwe arbeidsovereenkomst, de ontvangst van de aanvraag en het nieuwe fiscale loon afzonderlijk controleren.

De 30%-regeling, officieel de expatregeling, is een loonbelastingregeling voor een onbelaste vergoeding van bepaalde extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst. Het is geen verblijfsvergunning en geen voordeel dat automatisch van het ene salarissysteem naar het andere verhuist. Onze algemene uitleg van de 30%-regeling behandelt het bredere kader; hier staat de overstap van een bestaande gebruiker centraal.

Bij een aanbod lopen daardoor twee gesprekken naast elkaar: het gesprek over functie en beloning, en het gesprek over voortzetting van de regeling. Die moeten op elkaar aansluiten. Een netto-indicatie is pas bruikbaar als duidelijk is welke fiscale aannames eraan ten grondslag liggen.

Wat moet u bij een nieuw werkaanbod regelen voor de 30%-regeling?

Vraag de huidige beschikking op en controleer samen met de werknemer de einddatum. Daarmee staat vast welke looptijd nog beschikbaar is. Leg vervolgens vast wie de nieuwe situatie beoordeelt en het verzoek coördineert: HR, salarisadministratie of een adviseur. Zo wordt een afgerond wervingstraject niet verward met een afgeronde fiscale overdracht.

Maak duidelijk of het aanbod een brutoloon, afspraken over een onbelaste vergoeding of alleen een geschat nettobedrag bevat. Werkgever en werknemer moeten de toepassing van de regeling overeenkomen; een positieve beschikking vervangt die afspraak niet. Bespreek ook hoe de periode vóór de beslissing wordt verwerkt en wat er gebeurt als een lagere vergoeding dan het maximum nodig is. Deze afspraken horen vóór de eerste loonrun vast te liggen.

Welke twee termijnen gelden voor de 30%-regeling bij een werkgeverswisseling?

Drie maanden: de nieuwe arbeidsovereenkomst

Vraag 1a van het aanvraagformulier voor 2026 vraagt of de nieuwe arbeidsovereenkomst is aangegaan binnen de looptijd van de beschikking en binnen drie maanden na de laatste werkdag bij de vorige werkgever. Is later ondertekend, dan moet bewijs worden meegestuurd dat de overeenkomst wel binnen die termijn tot stand kwam.

Totstandkoming, ondertekening, laatste feitelijke werkdag en eerste werkdag bij de nieuwe werkgever zijn dus afzonderlijke gegevens. Bewaar relevante correspondentie als de handtekeningen niet het volledige tijdsverloop laten zien. Een voornemen om iemand aan te nemen is niet hetzelfde als een tot stand gekomen arbeidsovereenkomst.

Het formulier noemt non-actiefstelling expliciet. In dat geval begint de driemaandstermijn op de eerste dag van de non-actiefstelling. Het dienstverband en de loonbetaling kunnen daarna nog doorlopen. Wie alleen de formele einddatum gebruikt, kan daardoor te laat beginnen te rekenen. Beoordeel afspraken over vrijstelling van werk en beëindiging op hun inhoud; vakantie is niet automatisch non-actiefstelling.

Neem als fictief voorbeeld een werknemer die salaris blijft ontvangen, maar zes weken vóór het einde van het contract op non-actief wordt gesteld. Een coördinator, bijvoorbeeld een salarisdienstverlener of een Employer of Record (EOR), kan de vaststellingsovereenkomst naast het voorgenomen nieuwe contract leggen, de verschillende data signaleren en bewijs van de non-actiefstelling opvragen. Onduidelijkheden worden aan een specialist voorgelegd. De waarde zit in het tijdig herkennen van het verschil, voordat iedereen rekent vanaf de latere contracteinddatum; niet in een garantie op goedkeuring.

Beknopte publieksinformatie spreekt soms over binnen drie maanden bij de nieuwe werkgever beginnen. Verschillen de datum van totstandkoming en de eerste werkdag, laat dan de gedetailleerde regel beoordelen voordat partijen de tussenperiode vastleggen. Het actuele formulier vraagt bij deze toets nadrukkelijk naar de overeenkomst en het bewijs daarvan.

Vier maanden: ontvangst van het verzoek

Voor toepassing vanaf de eerste werkdag bij de nieuwe werkgever moet het verzoek binnen vier maanden na die dag bij de Belastingdienst binnen zijn. Deze termijn gaat over de aanvraag, niet over het sluiten van de arbeidsovereenkomst. Aan de ene termijn voldoen betekent niet dat de andere automatisch is geregeld.

Volg de actuele indieningsinstructies en wijs iemand aan die de complete aanvraag verstuurt en het bewijs van aflevering bewaart. ‘HR is ermee bezig’ is geen indieningsdatum. Ontbrekende bijlagen kunnen de beslissing bovendien vertragen; controleer het dossier daarom aan de hand van het formulier voordat het wordt verzonden.

Wie levert de informatie voor de overdracht van de 30%-regeling?

De werknemer verstrekt de bestaande beschikking, de persoonsgegevens die het formulier vraagt en de nieuwe arbeidsovereenkomst. Relevante stukken over het oude dienstverband horen daarbij. Was sprake van non-actiefstelling, voeg dan de documenten over die periode toe. Is eerder overeenstemming bereikt dan ondertekend, bewaar dan ook het bewijs van die eerdere totstandkoming.

De vorige werkgever verstrekt relevante werk- en loongegevens. Leg zowel de laatste feitelijke werkdag als de formele einddatum vast, in plaats van ervan uit te gaan dat die samenvallen. De informatie ondersteunt de overgang, maar de oude werkgever is geen medeaanvrager van het nieuwe verzoek.

De nieuwe werkgever beoordeelt functie en beloning, vult de werkgeversgegevens aan en coördineert het gezamenlijke verzoek. De salarisadministratie heeft de eerste werkdag, einddatum van de beschikking, contractdata en ontvangstdatum van de aanvraag in hetzelfde dossier nodig. Dat maakt de twee termijnen controleerbaar zonder ze samen te voegen tot één algemene deadline.

Hoe ondersteunt een salarisdienstverlener of EOR de overdracht van uw 30%-regeling?

Een salarisdienstverlener kan de overdracht samen met het nieuwe HR-team coördineren. Is een Employer of Record (EOR) binnen de nieuwe constructie de juridische werkgever, dan vervult deze ook de werkgeversrol bij de aanvraag. Het gaat om verschillende vormen van dienstverlening: leg vast wie werkgever is en welke ondersteuning wordt geleverd. De voorwaarden voor voortzetting van de regeling blijven dezelfde.

De meerwaarde is één samenhangend dossier, in plaats van losse verzoeken tussen teams. De dienstverlener kan ontbrekende stukken signaleren, de verantwoordelijke benaderen en aangeven wat indiening nog tegenhoudt. Denk aan een niet-vastgelegde einddatum van de beschikking, bewijs van een eerder gesloten overeenkomst of salarisberekeningen met uiteenlopende aannames.

Vóór indiening en de eerste loonrun controleert de coördinator of aanvraag en salarisinstructies dezelfde werkdata, resterende looptijd en salarisaannames gebruiken. Een kort statusoverzicht maakt duidelijk wat binnen is, wat ontbreekt en wie de volgende stap zet. Deel fiscale en identiteitsgegevens via een beveiligd proces met beperkte toegang. De Belastingdienst beslist; ondersteuning biedt geen garantie op goedkeuring.

Voldoet het nieuwe salaris nog aan de voorwaarden van de 30%-regeling?

Het belastbare loon na de onbelaste vergoeding moet aan de toepasselijke inkomensnorm voldoen. Het totale pakket in een aanbod is niet noodzakelijk dat fiscale loon. Andere uren, bonusaannames of vergoedingen kunnen de berekening wijzigen, ook wanneer het aangeboden totaalbedrag hoger wordt.

De deskundigheids- en inkomensvoorwaarden van de Belastingdienst worden jaarlijks aangepast en kennen specifieke categorieën. Ook bij een dienstverband dat slechts een deel van het jaar beslaat, moet de juiste berekening worden toegepast. Een bestaande beschikking maakt de nieuwe looncontrole niet overbodig. Soms moet de vergoeding lager zijn dan het maximum om het fiscale loon boven de norm te houden.

Controleer of de netto-indicatie bij het aanbod uitgaat van de regeling, met welk percentage en voor welk deel van de resterende looptijd. Spreek af hoe de eerste loonstrook wordt berekend zolang de beslissing uitblijft. Past de werkgever de vergoeding voorlopig niet toe, dan laat een berekening zonder die vergoeding het mogelijke verschil vóór de betaaldag zien. Bewaar de aannames bij de vergoedingsafspraak; de indicatie is geen gegarandeerd nettoloon.

Een salarisdienstverlener of EOR kan dit inzichtelijker maken door de loonberekening te verbinden met de aanvraagstatus en de tijdelijke verwerking uit te leggen. Leg vast wie de beschikking controleert en eventuele toegestane aanpassingen goedkeurt. Correcties hangen af van die beschikking, de regels en de arbeidsafspraken; niet ieder verschil wordt automatisch terugbetaald.

Wat betekent een werkgeverswisseling voor een verblijfsvergunning die aan de baan is gekoppeld?

Beoordeel immigratie naast de fiscale overdracht, maar houd de voorwaarden gescheiden. De 30%-regeling is niet uitsluitend bedoeld voor houders van een kennismigrantenvergunning. Andersom betekent zo’n vergunning niet automatisch dat de fiscale regeling kan worden toegepast.

Bij een arbeidsafhankelijke verblijfsvergunning moeten de concrete route, nieuwe werkgever en meldplichten worden gecontroleerd. De IND-informatie voor kennismigranten geldt voor die route, niet voor iedere buitenlandse medewerker. Een zoekperiode onder het verblijfsrecht verlengt geen fiscale termijn. Onze informatie over immigratieondersteuning beschrijft het verwante dienstengebied.

Bereid de overdracht van uw 30%-regeling aan de nieuwe werkgever voor

Bevestig vóór de overstap de resterende looptijd, leg de relevante data vast en wijs de coördinator van de aanvraag aan. Verbind dat dossier vervolgens met de loonbeoordeling en de eerste salarisverwerking. Daarmee weten werknemer, werkgever en adviseur wat is gecontroleerd en welke onderdelen nog openstaan.

De ondersteuning van Unusual Payroll bij arbeidsvoorwaarden omvat informatievoorbereiding, afstemming tussen werkgever en werknemer en opvolging van de aanvraag. Wisselt u van baan, of neemt u iemand aan met een bestaande beschikking, bespreek dan de overdracht met het team. Spreek af wie ontbrekende stukken verzamelt, de salarisaannames afstemt en de aanvraag tot en met de verwerking in de salarisadministratie volgt. Bevestig de dienstverlening voor uw situatie; de Belastingdienst blijft degene die beslist.