Een kennismigrant aannemen zonder eigen erkenning als referent

Wilt u een kennismigrant aannemen, maar is uw organisatie nog geen erkend referent bij de IND? Dan kunt u de reguliere aanvraag meestal niet zelf indienen, maar een erkende payrollorganisatie kan in bepaalde gevallen als juridische werkgever en erkend referent optreden.

De vraag is wie als erkend referent kan optreden

Voor de kennismigrantenregeling kijkt de IND niet alleen naar de functie en het salaris van de kandidaat. De werkgever speelt een formele rol in de aanvraag. De IND vermeldt dat alleen een door de IND erkende werkgever een verblijfsvergunning voor een kennismigrant kan aanvragen. De werknemer moet daarnaast een arbeidsovereenkomst hebben met een werkgever of onderzoeksinstelling in Nederland, voldoen aan de inkomenseisen en een marktconform loon ontvangen.

Voor een werkgever zonder eigen erkenning is dat het centrale punt. Niet de vraag of de kandidaat gekwalificeerd genoeg is, maar de vraag wie de aanvraag mag dragen, bepaalt hoe het proces moet worden ingericht. U moet dus vóór de arbeidsovereenkomst helder hebben wie de juridische werkgever wordt, wie het salaris betaalt, wie de loonadministratie voert en wie richting IND verantwoordelijk is.

Deze volgorde voorkomt vertraging. Als pas na het tekenen van het aanbod blijkt dat uw organisatie niet als erkend referent kan optreden, moeten contract, startdatum en salarisadministratie vaak opnieuw worden bekeken.

Een payrollorganisatie kan juridische werkgever zijn

Business.gov.nl beschrijft dat alleen een erkend referent de verblijfsvergunning voor kennismigranten mag aanvragen. Meestal is dat de onderneming waar de kennismigrant het werk uitvoert. Een uitzendbureau of payrollbedrijf kan echter ook als erkend referent optreden wanneer het de werknemer ter beschikking stelt aan een andere onderneming in Nederland. In dat geval wordt het uitzendbureau of payrollbedrijf als juridische werkgever beschouwd.

Dit is geen papieren omweg. Als de payrollorganisatie de juridische werkgever is, moeten de arbeidsovereenkomst, salarisbetaling, loonadministratie, personeelsdossier en IND-verplichtingen daarop aansluiten. Uw organisatie kan de dagelijkse werkzaamheden aansturen, maar de formele werkgeversrol ligt dan bij de payrollorganisatie.

Ook arbeidsvoorwaardelijk moet dit goed worden ingericht. Business.gov.nl vermeldt dat payrollwerknemers ten minste dezelfde wettelijke rechten en arbeidsvoorwaarden hebben als andere werknemers binnen uw bedrijf. Huurt u medewerkers in via een uitzendbureau of payrollbedrijf, dan moet u hen informeren over uw arbeidsvoorwaarden.

Juridische werkgever en dagelijkse aansturing moeten op elkaar aansluiten

In de praktijk ontstaat vaak een driehoeksverhouding. De kennismigrant werkt dagelijks binnen uw team, de payrollorganisatie is de juridische werkgever en de IND ziet de erkende referent als formeel aanspreekpunt. Die verdeling kan goed werken, maar alleen wanneer verantwoordelijkheden aantoonbaar zijn vastgelegd.

Leg daarom vast wie verlof goedkeurt, wie salariswijzigingen doorvoert, wie betalingsbewijzen bewaart, wie wijzigingen aan de IND meldt en wie het personeelsdossier beheert. Hoe duidelijker deze afspraken zijn, hoe kleiner de kans dat payroll, HR en immigratie uit elkaar gaan lopen.

IND-verplichtingen horen bij de salarisadministratie

Een erkend referent heeft meer taken dan het indienen van de aanvraag. De IND noemt onder meer een informatieplicht, administratieplicht en zorgplicht. Wijzigingen die gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning of de erkenning als referent moeten meestal binnen 4 weken bij de IND worden gemeld. De IND kan controleren of verplichtingen worden nageleefd en kan bij niet-naleving een bestuurlijke boete opleggen of de erkenning schorsen of intrekken.

Daarom is salarisadministratie bij kennismigranten meer dan het verwerken van loonstroken. Het gaat ook om bewijs van betaling, correcte contractgegevens, actuele adresinformatie, wijzigingen in arbeidsduur, einde dienstverband en de aansluiting tussen loon, verblijfsrecht en personeelsdossier.

Business.gov.nl vermeldt dat erkende referenten sinds 1 januari 2026 extra documenten moeten bewaren, bijvoorbeeld bewijs dat een kennismigrant of houder van een Europese blauwe kaart daadwerkelijk is betaald. Een loonstrook alleen bewijst niet dat de werknemer de betaling heeft ontvangen.

Salaris, betaling en dossier moeten vóór de start kloppen

Bij kennismigranten is salaris geen losse onderhandeling aan het einde van het recruitmentproces. De IND stelt dat de werknemer moet voldoen aan de inkomenseisen en dat het afgesproken loon marktconform moet zijn.

Controleer daarom vooraf welke salariscomponenten meetellen, wanneer het loon wordt betaald, hoe eventuele vergoedingen worden verwerkt en wat er gebeurt bij parttime werk, onbetaald verlof of een latere salariswijziging. Zeker bij een payrollmodel moeten uw organisatie en de juridische werkgever dezelfde informatie gebruiken.

Een fout in de salarisadministratie kan doorwerken in de immigratiepositie van de werknemer. Denk aan een te late betaling, een contract dat niet aansluit op de loonstrook, ontbrekend betalingsbewijs of een wijziging die niet tijdig aan de IND is gemeld.

Eigen erkenning als referent kan later logisch worden

Voor een eerste of incidentele kennismigrant kan een erkende payrollorganisatie een praktische oplossing zijn. Wanneer uw organisatie vaker internationale medewerkers in Nederland wil aannemen, kan eigen erkenning als referent op termijn logischer worden.

De IND vermeldt dat organisaties erkenning als referent kunnen aanvragen voor de categorie arbeid. Na positieve beslissing wordt de organisatie opgenomen in het openbaar register van erkende referenten. Erkenning kan leiden tot snellere behandeling, minder bewijsstukken en toegang tot het zakelijke IND-portaal.

Daar staat tegenover dat erkenning verplichtingen met zich meebrengt. Uw organisatie moet de administratie op orde hebben, wijzigingen tijdig melden en zorgvuldig omgaan met selectie, dossieropbouw en communicatie met de werknemer.

Checklist voordat u een kennismigrant via payroll aanneemt

Gebruik deze punten voordat u een startdatum of aanbod bevestigt.

• Controleer of uw organisatie in het openbare IND-register van erkende referenten staat.

• Controleer of de payrollorganisatie erkend referent is voor arbeid.

• Leg vast wie de juridische werkgever wordt en wie de arbeidsovereenkomst ondertekent.

• Spreek af wie het salaris betaalt, loonstroken verwerkt en betalingsbewijzen bewaart.

• Controleer of het loon voldoet aan de inkomenseisen en marktconform is.

• Leg vast wie wijzigingen in salaris, adres, arbeidsduur of einde dienstverband aan de IND meldt.

• Zorg dat payroll, HR en immigratiedossier dezelfde gegevens gebruiken.

• Informeer de werknemer duidelijk over de juridische werkgever en de praktische aansturing.

• Controleer vooraf of arbeidsvoorwaarden voor payrollwerknemers correct worden toegepast.
  

De juiste structuur maakt de aanvraag werkbaar

Zonder eigen erkenning als referent kunt u een kennismigrant meestal niet rechtstreeks via uw eigen onderneming aannemen. Een erkende payrollorganisatie kan uitkomst bieden wanneer zij daadwerkelijk als juridische werkgever optreedt en wanneer arbeidsovereenkomst, salarisbetaling, loonadministratie en IND-verplichtingen aantoonbaar op elkaar aansluiten. Unusual Payroll combineert salarisadministratie, employer-of-record-oplossingen, HR-processen en immigratiegerelateerde ondersteuning in Nederland, waardoor werkgevers zonder eigen IND-erkenning hun kennismigrantenproces gericht en zorgvuldig kunnen inrichten.

*Beschouw dit artikel uitsluitend als algemene informatie. Het is geen vervanging voor juridisch, fiscaal, payroll- of immigratieadvies op maat.