Een internationale medewerker kan pas goed beginnen wanneer verblijfsrecht, arbeidsovereenkomst, salarisadministratie en praktische vestiging op elkaar aansluiten. Een verhuizing die alleen logistiek wordt georganiseerd, leidt vaak tot correcties zodra de eerste loonrun of IND-controle plaatsvindt.
Begin bij de Nederlandse werkgeversrol
Bepaal eerst onder welke arbeidsrelatie de medewerker in Nederland gaat werken. Er is een wezenlijk verschil tussen tijdelijke detachering vanuit een buitenlandse onderneming, overplaatsing naar een Nederlandse groepsmaatschappij en indiensttreding bij een Nederlandse werkgever.
Die keuze bepaalt onder meer wie het loon betaalt, welke arbeidsvoorwaarden gelden, waar loonheffingen worden afgedragen en wie verantwoordelijk is voor de verblijfsrechtelijke aanvraag. Ook de terugkeerpositie na afloop van de opdracht moet vooraf worden vastgelegd.
Bij tijdelijke detachering kunnen Nederlandse regels over minimumloon, vakantiebijslag, werktijden, verlof en algemeen verbindend verklaarde cao-bepalingen van toepassing zijn. Werkgevers uit de Europese Economische Ruimte en Zwitserland moeten detacheringen in veel gevallen vóór aanvang melden via het Nederlandse meldloket.
Alleen de functietitel en het salaris vaststellen is niet voldoende. Neem ook de wettelijke werkgever, standplaats, kostenverdeling, duur van de opdracht, rapportagelijn en beoogde situatie na afloop op in het besluit.
Koppel het verblijfsrecht rechtstreeks aan de loonadministratie
Voor medewerkers van buiten de EU, de EER en Zwitserland moet vóór de start worden vastgesteld welke verblijfs- en werkvergunning nodig is. Afhankelijk van de situatie kan het gaan om de kennismigrantenregeling, een Europese blauwe kaart, een vergunning voor overplaatsing binnen een onderneming of een andere arbeidsgerelateerde vergunning.
Een aanvraag voor verblijf als kennismigrant kan alleen worden ingediend door een werkgever die door de IND als referent is erkend. De medewerker moet een arbeidsovereenkomst hebben, aan het geldende salariscriterium voldoen en een marktconform loon ontvangen.
Het maandelijkse brutolooncriterium exclusief vakantiebijslag bedraagt €5.942 voor kennismigranten van 30 jaar en ouder en €4.357 voor medewerkers jonger dan 30 jaar. In specifieke situaties geldt het verlaagde criterium van €3.122. Controleer vóór het definitieve aanbod welk criterium van toepassing is.
Het salariscriterium moet ook na indiensttreding aantoonbaar blijven
Een correct salaris tijdens de aanvraag is niet voldoende. De salarisadministratie moet er in iedere loonperiode voor zorgen dat onbetaald verlof, een vermindering van uren of een onjuiste inhouding ertoe leidt dat het relevante loon onder de norm uitkomt.
De IND eist dat erkende referenten onder meer de arbeidsovereenkomst, loonstroken en documenten bewaren waaruit blijkt dat het salaris maandelijks is overgemaakt naar een betaalrekening op naam van de medewerker. Ook moet de werkgever relevante veranderingen, zoals de beëindiging van het dienstverband of een daling onder het salariscriterium, tijdig melden. Neem daarom het vergunningstype, de salarisnorm en de meldmomenten op in de vaste payrollinstructie. Daarmee voorkomt u dat informatie uitsluitend in het immigratiedossier blijft staan.
Voorkom incorrecte sociale zekerheid
Bij een internationale overplaatsing moet afzonderlijk worden vastgesteld in welk land de medewerker sociaal verzekerd is. Dit volgt niet automatisch uit de plaats waar het salaris wordt uitbetaald.
Bij een tijdelijke detachering kan de medewerker onder voorwaarden verzekerd blijven in het land van herkomst. Een A1-verklaring bevestigt in welk land de sociale verzekeringspremies moeten worden betaald. Zonder geldige verklaring kan een werkgever niet zonder meer aannemen dat Nederlandse premies achterwege mogen blijven.
De uitkomst moet vóór de eerste loonrun worden verwerkt. Wanneer de medewerker onder het Nederlandse stelsel valt, kunnen Nederlandse werknemersverzekeringen, volksverzekeringen en de Zorgverzekeringswet gevolgen hebben voor zowel de inhoudingen als de werkgeverslasten.
Controleer ook of het werkpatroon na aankomst verandert. Structureel thuiswerken vanuit een ander land, werken in meerdere lidstaten of verlenging van de opdracht kan aanleiding zijn om de oorspronkelijke beoordeling opnieuw uit te voeren.
Maak van de expatregeling geen gegarandeerd nettoloon
De expatregeling kan onder voorwaarden ruimte bieden om een deel van het loon belastingvrij te vergoeden voor extraterritoriale kosten. De medewerker moet onder meer vanuit het buitenland zijn aangeworven, over specifieke deskundigheid beschikken en samen met de werkgever een aanvraag indienen.
Een positieve beschikking is geen formaliteit die vooraf kan worden gegarandeerd. Bouw het arbeidsvoorwaardenpakket daarom niet zo op dat het uitsluitend betaalbaar of aantrekkelijk is wanneer de regeling volledig wordt toegekend.
De werkgever kan, wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan, kiezen tussen de toepassing van de expatregeling en de vergoeding van de werkelijke aantoonbare extraterritoriale kosten. De keuze wordt in beginsel gemaakt in het eerste loontijdvak van het kalenderjaar waarin dergelijke kosten worden vergoed en geldt voor dat kalenderjaar, zolang de beschikking loopt.
Leg vooraf vast welke verhuiskosten, tijdelijke huisvesting, schoolkosten, reizen of documenten de werkgever vergoedt. Laat vervolgens beoordelen of deze bedragen belast loon, een gerichte vrijstelling of extraterritoriale kosten vormen.
Regel inschrijving, zorgverzekering en gezin als één aankomstproces
Een medewerker die langer dan vier maanden in Nederland gaat wonen, moet zich in beginsel binnen vijf dagen na aankomst bij de gemeente inschrijven. Bij die inschrijving ontvangt de medewerker een burgerservicenummer. Voor een korter verblijf kan inschrijving als niet-ingezetene mogelijk zijn.
Een vertraagde BSN kan gevolgen hebben voor de loonadministratie, bankzaken en andere overheidsprocessen. Informeer de medewerker daarom ruim vóór aankomst over de documenten die de gemeente vraagt en over de mogelijke wachttijd voor een afspraak.
Wie in Nederland komt wonen of werken, moet doorgaans zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen vier maanden, een Nederlandse zorgverzekering afsluiten. De verzekering hoort in beginsel dekking te bieden vanaf de aankomstdatum, al kunnen er bij internationale detachering uitzonderingen gelden.
Neem gezinsleden vanaf het begin in de planning op. Voor partners en kinderen kunnen afzonderlijke verblijfsdocumenten, gelegaliseerde akten, vertalingen en bewijsstukken over de gezinsband nodig zijn.
Een bruikbaar mobiliteitsdossier bevat meer dan alleen een vergunning en arbeidsovereenkomst. Controleer vóór de start ten minste het volgende:
Leg vast of sprake is van lokale indiensttreding, overplaatsing of detachering.
Controleer de nationaliteit en het juiste verblijfs- en werkrecht.
Stem de contractdatum af op de datum waarop de medewerker daadwerkelijk mag werken.
Controleer het actuele salariscriterium en de marktconformiteit van het loon.
Bepaal waar loonbelasting en sociale premies verschuldigd zijn.
Vraag tijdig een A1-verklaring aan wanneer buitenlandse dekking nog bestaat.
Richt een Nederlandse loonadministratie of, waar nodig, een schaduwsalarisadministratie in.
Classificeer huisvesting, verhuiskosten, schoolkosten en overige vergoedingen fiscaal.
Maak duidelijk dat de expatregeling pas na toetsing kan worden toegepast.
Bereid de gemeentelijke inschrijving, BSN, bankrekening en zorgverzekering voor.
Verzamel de documenten voor de meeverhuizende partners en kinderen.
Bewaar loonstroken en bewijs van maandelijkse salarisbetalingen in het IND-dossier.
Leg vast hoe wijzigingen in salaris, uren, functie of dienstverband worden gemeld.
Voer na 30, 60 en 90 dagen een gezamenlijke controle uit met HR en payroll.
Internationale mobiliteit is pas beheerst wanneer de medewerker na aankomst correct op de loonlijst staat, verzekerd is, over het juiste verblijfsrecht beschikt en weet bij wie wijzigingen moeten worden gemeld. Door immigratie, salarisadministratie en praktische begeleiding vanaf het begin te verbinden, voorkomt u dat fouten pas maanden later zichtbaar worden. Unusual Payroll kan werkgevers ondersteunen die deze onderdelen binnen één Nederlandse mobiliteitsstructuur willen coördineren. Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt geen juridisch, fiscaal, payroll-, socialezekerheids- of immigratieadvies voor een concrete situatie.
Hoe lang duurt de verhuizing van een internationale medewerker naar Nederland?
De doorlooptijd hangt af van de nationaliteit, het vergunningstype, de gezinssituatie en de beschikbaarheid van de documenten. Een traject met een werk- en verblijfsvergunning moet doorgaans enkele maanden vóór de geplande start beginnen. Houd daarnaast rekening met afspraken over inschrijving, huisvesting en het openen van een bankrekening.
Kan een medewerker op de buitenlandse loonlijst blijven staan?
Dat kan in bepaalde situaties, maar een buitenlandse loonbetaling sluit Nederlandse loonheffingen niet uit. Een Nederlandse schaduwsalarisadministratie of registratie als inhoudingsplichtige kan alsnog nodig zijn. Laat vóór de eerste werkdag de structuur beoordelen.
Wie is verantwoordelijk voor wijzigingen die gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning?
De erkende referent heeft eigen informatie- en administratieve verplichtingen jegens de IND. Interne wijzigingen moeten daarom tijdig doorgegeven worden van HR en het management naar de verantwoordelijke immigratie- en payrollfunctie. Uitbesteding van de administratie neemt de wettelijke verantwoordelijkheid van de werkgever niet automatisch weg.
